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关于开展2023年度全区档案系列职称评审工作的通知(桂档职改〔2023〕4号)

发布时间:2024-02-01 人气: 来源:

各市职改办、档案局,自治区系列(行业、单位)职改办,区直、中直驻桂有关单位职改办(人事、干部处):

根据自治区职改办《关于做好2023年度全区职称评审工作的通知》(桂职办〔2023〕12号)精神,结合我区档案系列职称评审工作实际,现就做好2023年度全区档案系列职称评审工作有关事项通知如下:

一、申报范围和对象

在我区企业、事业单位、社会团体、个体经济组织等(以下称“用人单位”)从事档案专业技术工作的人员,遵守宪法和法律,具备良好的职业道德,完成规定的继续教育任务,符合档案系列职称申报条件的,可按规定申报职称。以下情形人员不得申报:

(一)除因机构改革退出参照公务员法管理的事业单位,其专业技术人员在国家或自治区规定的过渡期内的人员外,公务员(含参照公务员法管理单位人员)不得申报职称。

(二)除按规定办理了延长退休手续者外,已办理离退休手续或已达到法定退休年龄的人员不得申报;

(三)事业单位工作人员受到记过以上处分,在受处分期间的;

(四)因违纪违法被有关部门立案审查调查或受到违纪违法处分处罚,仍在处分处罚影响期内的;

(五)记入职称评审诚信档案库,仍在记录期限的。

申报后出现上述情形的,评审结果不予确认。

二、申报要求及材料

(一)申报途径

1.申报人应通过其人事劳动关系所在单位申报。除银行、保险公司等法律法规明确规定具有独立承担民事责任能力的分支机构外,申报人不得选择不具有独立法人资格的分支机构作为申报单位参评。

2.民营企业和非公有制经济组织专业技术人才,按照《广西壮族自治区人力资源和社会保障厅关于印发广西壮族自治区职称评审管理服务暂行办法的通知》(桂人社规〔2021〕11号)第二十一条规定的途径申报职称。

3.中直驻桂单位或外省单位驻桂分支机构(分公司)的专业技术人员,应根据本单位(系统)统一渠道申报职称。确需在我区参加职称评审或委托我区代为评审的,由中直单位组织人事部门、省级人力资源社会保障行政部门或其他有权限的单位出具授权或委托函(模板见附件4、5),按照我区职称评审有关要求申报评审。

4.本地区本部门不具备条件组建相应评委会的,可按照桂人社规〔2021〕11号文件第三十三条规定,委托其他具有相应评审权的评委会评审。

(二)申报材料

申报人应严格按照桂人社规〔2021〕11号文件第十九条规定,在规定期限内提交申报材料。申报人应当对申报材料的真实性、完整性承担主要责任。申报人提交申报材料前须自行对学历、资历、专业技术工作经历、业绩成果、学术成果等材料进行检查核实,并作出承诺。

1.个人信息

申报人按要求在申报系统设定的期限内如实填写个人信息。学历、下一级职称证书、社保关系、继续教育等已实现数据共享的,不再要求重复提供;未能通过系统数据共享获取的,需上传相关材料。所提交的证明材料原则上应提供原件扫描件,内容清晰完整、正向。

2.关于年度考核材料

申报人所在单位人事部门需将申报人近5年的年度考核登记表全部扫描上传至职称评审系统。单位没有考核登记表的由人事部门从个人档案中按年度摘录工作和评价情况(需加盖单位公章)上传职称评审系统。

3.继续教育材料

专业技术人员应按规定参加继续教育,申报前需完成2023年度公需科目学习考试任务。2022年度继续教育(含公需科目和专业科目)学时完成情况,作为推荐参评的重要参考条件。按照国家档案局、人力资源社会保障部印发的《档案专业人员继续教育规定》(档发〔2018〕19号),档案专业人员继续教育内容包括公需科目和专业科目,继续教育每人每年累计应当不少于90学时,其中档案专业科目一般不少于总学时的三分之二。继续教育学时认定方式按照《广西壮族自治区专业技术人员继续教育学时管理办法(试行)》(桂人社规〔2019〕4号)实施。

4.论文著作材料

申报人提交的论文著作等应符合广西档案系列相关评审条件要求,且必须是任现职以来所发表(如:中级申报副高级,必须是取得中级职称以后),不包括任现职期间为完成学历教育如取得本科、硕士等学历或学位而发表的论文或著作;提供参评论文原则上不超过5篇,且必须是原件扫描,著作扫描只需提供封面、目录、内容提要及本人完成的主要章节等。

本年度加强对学术成果的审查核验。在申报系统中设置学术风险预警功能,搭建涉嫌非法出版物数据库,与申报人提交的刊物自动对比,标记风险刊物。申报人应根据提示自行核验,各级审核部门应加大对标记风险刊物的审核力度。经查如发现有抄袭、剽窃、不当署名等学术不端行为,或者论文代写代发、虚假刊发等违纪违规行为的,按照《科研失信行为调查处理规则》和桂人社规〔2021〕11号等有关规定处理。

5.专业技术工作经历材料

申报人在评审系统录入个人从事档案工作的专业技术工作经历,并上传能体现工作经历的辅助证明材料。

6.业绩成果材料

申报人在评审系统录入个人取得的与档案工作有关的业绩成果,业绩成果必须是申报人任现职以来从事档案专业技术工作所取得的业绩。业绩成果须提供充分的佐证材料,对应本人所勾选的评审条件,按照重要程度分类排序。

7.辅助证明材料

特殊情形应提交相应辅助材料,需同一单位出具的证明应整合在一份材料中。以下情形应提交相应辅助材料:

(1)破格申报的,申报人应提供达到破格条件的证明材料,经自治区档案系列职改办审核同意后方可参评。

(2)对使用曾用名、身份证号码非正常变动、关联的证明材料(如学历、职称证书等)与填写身份证号不一致的,应提供户口簿本人信息页等相关证明材料。

(3)无职称申报的,申报人应填写《无职称人员申报专业技术资格审批表》(附件3)并经主管厅局人事职改部门审核后将已经审核盖章的审批表、企业劳动合同及对应的社保缴费证明或事业单位入编(聘任合同)等能证明符合申报学历、资历条件的相关材料扫描上传至职称申报系统。

三、评审条件

申报人员应符合与申报职称相应的评审条件。现行广西档案系列评审条件按照《广西壮族自治区职称改革工作领导小组办公室关于印发广西壮族自治区档案系列高、中、初级职称评审条件的通知》(桂职办〔2022〕29号)执行(附件1)。

近年来,部分申报人所在单位因客观原因未参加档案工作年度检查的,申报职称时可按照《关于申报2023年档案系列副研究馆员、馆员职称提供参加档案工作年度检查或执法检查情况相关佐证材料的说明》(附件6)提供相关佐证材料。

四、审核推荐程序和要求

各单位、主管部门、各级职改部门通过广西专业技术人员职称管理服务平台对申报材料进行审核推荐,随时关注本单位、本部门申报人员的材料被退回等情况,并督促申报人员及时按要求完善申报材料后再次上报。

(一)单位审核推荐

1.严格落实审核责任。用人单位要切实履行好推荐申报主体责任,加大对申报人员材料真实性和完整性审查力度,明确审核责任人,签署承诺书,落实审核责任。全面实行岗位管理的事业单位,要充分考虑本单位岗位设置结构比例及岗位空缺情况推荐申报人选。对推荐至评委会的申报材料,经审核发现存在问题的比例达到或超过本单位申报总数10%的,由推荐单位作出说明;达到或超过20%的,由推荐单位作出说明并报送书面整改方案,评委会组建单位视问题情形和程度予以通报或暂停该推荐单位次年推荐申报权限。

2.规范审核推荐程序。用人单位要严格按照桂人社规〔2021〕11号文件第二十条规定的审核审议、单位内部公示、单位推荐等程序及要求进行审核推荐。

(1)审核审议。申报人所在工作单位应当对申报材料真实性、完整性、规范性进行审核,对申报人的学历、资历、专业技术工作经历、业绩成果和论文著作等材料,由审核推荐单位审核原件并核实真实性后,在申报系统据实填写审核结果。属于档案托管的,所在单位和档案管理部门应根据各自所掌握申报材料情况,分别对上述材料的真实性进行审核把关,并承担相应责任。

申报人所在工作单位成立职称审议推荐小组,负责对符合评审条件的申报人进行审议。申报高级职称人员,在审议前应采取答辩或说课等方式进行考评。审议推荐小组根据申报人的德才表现、学术技术水平、业绩成果、考评情况等,通过无记名投票方式进行表决,推荐人选获同意推荐票数应超过投票总数2/3。审议结束后,在申报系统中下载模板并据实填写审议推荐意见,经审议推荐小组组长签字、加盖单位公章,将原件扫描件上传职称申报系统。审议推荐意见应明确是否同意推荐。

各单位审议推荐小组一般由单位领导和专业技术人才组成,不少于5,其中专业技术人才不得少于2/3。审议推荐小组的专业技术人才应具有相应级别以上职称。审议推荐可以邀请外单位专家或委托外单位进行。

(2)单位内部公示。对拟推荐对象在单位内部进行公示,公示期不少于5个工作日,对经公示无异议的,按照职称评审管理权限逐级上报。公示材料包括:推荐对象名册(姓名、学历、现有职称及取得时间、申报资格名称、申报专业)、专业技术工作经历(能力)、业绩成果及论文、著作等申报材料。公示期满,公示单位将公示情况形成正式书面材料,加盖单位公章后扫描上传至职称评审系统。公示有异议的要附上有关说明材料。未经公示的申报材料一律不予受理。

(3)单位推荐。单位对审议通过且公示无异议的申报人出具单位推荐意见,推荐意见应明确是否同意推荐。申报人不符合申报条件或审议不通过,单位没有出具推荐意见或出具不同意推荐意见,以及有其他不宜推荐情形的,单位不得推荐。单位推荐意见应加盖单位公章,并扫描上传至职称申报系统。

(二)主管部门审核

单位主管部门要按权限对单位审核推荐工作进行指导、监督、审核和纠错,加强对单位的推荐程序、推荐材料真实性和填报材料规范性等方面的审核并承担审核责任。

(三)职改部门审核审查

各级职改部门负责审核申报单位和主管部门履职情况,重点审核推荐程序、材料完整性和规范性、推荐对象基本条件等,严禁将程序不规范、材料不完整、推荐对象基本条件不符合、单位推荐意见不明确或不予推荐等申报材料报送评委会评审。各级职改部门要加强对无职称申报和破格申报情形的审核,无职称申报要重点审核从事专业技术工作时间;破格申报为放宽学历或资历条件,不等同于无职称申报或越级申报。

经审核申报人申报材料不符合规定条件的,各级评委会所在职改办应当一次性告知申报人需要补充的全部内容,明确补充材料时限要求。逾期未补充的,视为放弃申报。

(四)评审时间安排

2023年9月8日前为个人材料准备、申报和单位审核推荐以及各级、各系列人事(职改)部门汇总审核、呈报阶段;9月中旬至10月上旬为自治区档案系列职改办对接收材料审核、反馈阶段;10月中下旬为档案系列职改办复核材料和评审会筹备阶段。11月至12月召开评审会,并对评审结果进行复核、公示、报自治区职改办审核批复等。

请各单位人事(职改)部门和各级推荐单位合理安排审核推荐时间,务必在9月8日前将评审材料按照申报系统设定程序报送至自治区档案系列职改办。9月8日后,职称申报系统关闭,不再接收首次提交的申报材料,进入对接收材料的审核、补充阶段。申报人、审核推荐单位不按规定时间、程序申报或所提交的评审材料不符合规定要求的,一律不予受理。

(五)落实有关文件要求

1.申报人一般应当按照职称层级逐级申报职称。引进高层次急需紧缺人才,可按照有关规定直接申报高级职称。有海外工作经历的人员、公务员(含参照公务员法管理单位人员)流动到企事业单位人员、从事专业技术工作年限超过评审条件相应学历资历规定年限(初级中级职称所需年限合并计算)2年以上的人员,可分别按照桂人社规〔2021〕11号文件第十八条有关规定申报相应职称。高技能人才参加职称评审,按照《广西壮族自治区人力资源和社会保障厅关于印发广西高技能人才与专业技术人才职业发展贯通实施办法的通知》(桂人社规〔2021〕12号)文件有关规定执行。

2.落实决策咨询类信息激励机制。根据信息管理有关规定,决策咨询类信息折算论文情况,以自治区党委信息综合值班室或自治区人民政府办公厅信息处出具的采用告知单为依据,任何其他单位或个人提供的证明不予认可。

3.落实疫情防控新阶段医务人员职称激励政策,按照《人力资源社会保障部关于做好疫情防控新阶段关心爱护医务人员工作有关问题的通知》(人社部函〔2023〕3号)有关规定,将医务人员在疫情防控中的现实表现作为职称评审的重要内容,对于表现优秀的优先申报、优先参评。医务人员参加疫情防控的工作成果可作为代表作参加职称评审。作出突出贡献获得省部级以上表彰奖励的,可直接申报参加高一级职称评审或考试。医务人员参加疫情防控经历可视同为一年基层工作经历,视同完成当年继续教育学时学分。

4.根据《关于印发〈广西壮族自治区挂牌督战县职称“定向评价 定向使用”工作方案〉的通知》(桂人社函〔2020〕153号)文件要求,继续实施自治区挂牌督战县职称“定向评价 定向使用”政策。职称“双定向”评审政策适用于我区大化、都安、隆林、那坡、三江、融水、罗城、乐业等8个挂牌督战县专业技术人员(含县城所在地及驻县企事业单位人员),实施期限为2020—2023年。

5.加强民营企业职称评审工作。民营企业原则上按照属地原则参加职称评审,也可选择参加自治区民营企业相关评委会评审,同一单位申报同系列职称人员须统一申报途径(自治区或各市)。档案托管在各级人才市场的,可参加中国广西人才市场职称改革领导小组办公室组织的相关评审工作。各地要做好属地民营企业参加职称评审服务工作,加强民营企业申报途径的审核把关。申报高级职称需经所在市职改办审核推荐,申报中初级按照管理权限审核推荐。

6.专业技术人员在同一年度只能申报评审一个同级别职称。同一年度申报多个同级别职称的,该年度所有评审结果无效。

7.在自治区外(含中直驻桂单位或外省单位驻桂机构)取得职称,流动到我区后仍从事相同系列专业技术工作的,原则上应按规定办理重新确认后方可申报原系列上一级职称。在自治区外取得职称,不再从事原系列专业技术工作,不符合办理职称重新确认条件的,由单位核实其原取得职称的真实有效性后,可跨系列申报上一级职称或转评。职称重新确认和职称转评,分别按照桂人社规〔2021〕11号文件第三十六条、三十七条有关规定执行。

五、其他相关问题

(一)评审费用

根据自治区物价局、自治区财政厅《关于调整专业技术职务资格评审费收费标准的通知》(桂价费〔2006〕359号)规定:高级380元/人次、中级230元/人次、初级150元/人次。

本次申报采用网上缴费的方式,请申报人在材料提交后及时关注系统流程进度,当职称申报系统显示“初审通过”后,将通过自治区财政厅广西统一公共收付系统邮箱(系统邮箱地址:fs@czt.gxzf.gov.cn)发送电子缴款通知书到申报人在职称申报系统预留的电子邮箱(请申报人填写个人信息时务必填写准确的电子邮箱),申报人凭电子缴款通知书登录广西财政非税收入缴款平台(网址:https://fs.czt.gxzf.gov.cn:11443/gxfin/finance-pay-web/#/)在线完成缴款。

(二)关于职称工作有关信息和申报系统

1.申报人可登录广西档案信息网(http://www.gxdag.org.cn/)查阅评审工作通知、相关评审条件、评审公示信息,下载有关附件。

2.2023年自治区档案系列高中初级职称评审均采用“广西专业技术人员职称管理服务平台”,申报人和相关单位请登录“中国广西人才市场职称网”(https//www.gxrczc.com)进入“广西专业技术人员职称管理服务平台”进行申报、审核。

(三)关于自治区档案系列职称评审条件的解读和申报要求的培训

自治区档案系列职改办计划于2023年7月6日19:00通过腾讯会议方式(会议号:528  282  220)对《广西壮族自治区职称改革工作领导小组办公室关于印发广西壮族自治区档案系列高、中、初级职称评审条件的通知》(桂职办〔2022〕29号)进行解读,讲解职称申报系统的填报要求,各申报人和申报单位可参加培训。

(四)职称电子证书及评审表

1.全区推行职称电子证书,职称电子证书与网络化评审系统、职称公共服务系统相衔接,评审批复程序完成后,系统生成电子证书。电子证书的下载与打印可在“广西专业技术人员职称管理服务平台”或“广西人社”APP、“广西人社服务”微信公众号等渠道办理。

2.评审通过后,专技人员可在广西专业技术人员职称管理服务平台个人版系统自行下载评审表。

六、纪律要求

(一)加强职称诚信管理

职称评审工作政策性强,社会关注度大、敏感度高,各级各部门要高度重视,认真履行职责。一是要加强诚信档案库建设。各级职改部门要严格按照《广西壮族自治区职称改革工作领导小组办公室关于完善全区职称诚信档案库有关事项的通知》(桂职办〔2022〕66号)有关要求,进一步加强诚信档案库建设,在职称工作中发现并认定失信行为的,应及时录入全区职称诚信档案库管理系统,在全区范围内实现对诚信档案库记录期限内职称业务办理的自动拦截。二是加大学术不端查处惩戒力度。各级职改部门及评委会组建单位应加强学术成果的审查力度,在审查过程中发现有论文代写代发、虚假刊发等违纪违规行为或抄袭、剽窃、不当署名等学术不端行为的,要按照有关规定列入职称诚信档案库。 

(二)严肃职称评审工作纪律

畅通投诉举报渠道,主动接受社会监督,严肃处理职称评审中“说情打招呼”“圈子评审”等现象,营造风清气正的职称评审环境。各级评委会、申报人、申报人所在单位或推荐单位、评委会组建单位、评审专家及职称评审办事机构工作人员违反相关规定的,按照桂人社规〔2021〕11号文件第八章有关规定处理。

其他未尽事宜,按照自治区职改管理部门现行有效政策执行。工作中,如遇其他重大政策调整,按新的规定执行。

通讯地址:南宁市民族大道103号自治区档案局。

邮编:530025

评审政策咨询联系人及电话:谢富辉,0771—8808361

广西专业技术人员职称管理服务平台技术支持电话:0771—5505013

 

附件1:《广西壮族自治区职称改革工作领导小组办公室关于印发广西壮族自治区档案系列高、中、初级职称评审条件的通知》(桂职办〔2022〕29号)

附件2:广西档案系列职称申报材料清单

附件3:无职称人员申报专业技术资格审批表

附件4:中直驻桂或外省单位属地评审模板

附件5:中直驻桂或外省单位委托评审模板

附件6:关于申报2023年档案系列副研究馆员、馆员职称提供参加档案工作年度检查或执法检查情况相关佐证材料的说明

 


广西壮族自治区档案系列   

职称改革工作领导小组办公室

2023年6月6日           


附件2

 

广西档案系列职称申报材料清单


材料类型

材料内容

材料要求

备注

基本通用条件

1.学历学位证书材料

2.下一级职称证书

3.继续教育材料

4.申报人近五年年度考核登 记表                            

1.学历学位证书和下一级职称证书系统可以联网查验的不需提供

系统共享数据无法自动识别的需提供。

2.继续教育材料公需科目系统共享不需要提供档案专业科目需上传

参加档案专业方面的继续教育的证明材料其他与档案专业无关的继续

教育材料请勿上传到系统中。

3.申报人所在单位人事(职改)部门需将申报人近五年年度考核

登记表扫描上传至评审系统中。单位没有考核登记表的由人事部

门从个人档案中按年度摘录工作和评价情况(需加盖单位公章)。                     

不可缺少的硬件材料

无职称申报人员应提供材料

1.无职称人员申报专业技术资格审批表

2.公务员登记表、干部调动通知

(国家机关流动到企事业单位人员提供)

3.企业劳动合同社保缴费证明(民营企业人员提供)

4.学历学位证书等能证明符合申报学历、资历条件的相关材料

原件扫描件如提供复印件应由单位标注与原件一致、日期并加盖公章

不可缺少的硬件材料

破格申报人员应提供材料

1.破格申报专业技术资格审批表

2.学历以及资历的证明材料

3.符合破格条件的成果证明材料等

原件扫描件如提供复印件应由单位标注与原件一致、日期并加盖公章

不可缺少的硬件材料

身份证号码非正常升位(变动)/不同身份证号码关联应提供材料

户籍管理部门关于两个身份证号码属于同一人证明材料

原件扫描件如提供复印件应由单位标注与原件一致、日期并加盖公章

不可缺少的硬件材料

专业技术工作经历、业绩成果材料

按评审条件要求准备相应辅助证明材料

原件扫描件如提供复印件应由单位标注与原件一致、日期并加盖公章

必备

条件

论文、著作条件

按评审条件要求准备相应辅助证明材料

刊物封面、目录、主要内容

必备

条件




附件3

 

无职称人员申报专业技术资格审批表

 

单位:                                                                                                      日期             

姓名


性别


身份证号码


毕业院校及毕业时间


所学专业


现从事专业


专业技术

工作年限


拟申报职称



 

 

 

 

                          盖章

                                

主管

厅局

人事

职改

部门

意见

 

 

 

 

                        盖章

                              

系列

职改

部门

意见

 

 

 

 

                       盖章

                              



附件4

中直驻桂或外省单位属地评审模板

(适用于在我区参加评审并由我区发文发证情形)

 

关于同意XXX单位(XXX同志)参加广西

XXX系列XXX职称评审的函

 

自治区XXX系列职改办: 

对整个单位:XXX单位属我单位(省)所属驻桂单位,鉴于我单位(省)暂未设置XXX评审专业/尚未组建XXX系列XXX职称评委会,同意该单位在广西参加XXX系列XXX专业职称评审,并请代为发文发证。今后如无变换,均按此执行。

对个人:我单位(省)XXX同志,拟申报XXX系列XXX专业职称评审,鉴于我单位(省)暂未设置XXX评审专业/尚未组建XXX系列XXX职称评委会,同意其在广西参加XXX系列XXX职称评审委员会,并请代为发文发证。

请予大力支持为盼!

 

中直单位人事主管部门/外省企业

总公司、集团人力资源部门   

XXXX年X月X日             

联系人:XXX,联系电话:XXX。


附件5

 

中直驻桂或外省单位委托评审模板

(适用于在我区参加评审但由原单位/省发文发证情形)

 

关于委托代评XXX同志XXX系列

XXX职称的函

 

广西壮族自治区职称改革工作领导小组办公室:

我单位(省)xxx同志从事XXX专业技术工作,拟申报XXX系列XXX专业职称评审,鉴于我单位(省)暂未设置XXX评审专业/尚未组建XXX系列XXX职称评委会,现委托贵办推荐至相应系列XXX职称评审委员会代为评审,并及时将评审结果函告我单位。

请予大力支持为盼!

 

中直单位人事主管部门/省级职改部门

XXXX年X月X日              

 

联系人XXX联系电话XXX


附件6

 

关于申报2023年档案系列副研究馆员、馆员

职称提供参加档案工作年度检查或执法检查

情况相关佐证材料的说明

 

近年来,部分单位因机构改革、档案库房改造搬迁等客观原因未参加档案工作年度检查或档案行政执法检查,2022年新修订的自治区档案系列职称评审条件实施后,这些单位档案工作人员申报档案系列副研究馆员(业绩成果条件第一、七条)和馆员(业绩成果条件第一、八条)职称时无法提供相关佐证材料。针对此问题,经研究,现明确如下:

一、按照《广西壮族自治区职称改革工作领导小组办公室关于印发广西壮族自治区档案系列高、中、初级职称评审条件的通知》(桂职办〔2022〕29号)要求,中直驻桂和自治区、市、县(市、区)直属机关、团体、企事业单位及所属单位申报人员,需提供近年来(申报副研究馆员提供近5年,申报馆员提供近4年)申报人所在单位参加同级档案主管部门或上级业务主管部门的档案工作年度检查情况,并将档案工作年度检查通报扫描上传至职称系统。因客观原因未参加档案工作年度检查,无法提供近年来的档案工作年度检查情况的,按以下两种方式补充档案工作检查情况佐证材料:

(一)档案主管部门或上级业务主管部门近年来未连续对申报人所在单位开展档案工作年度检查(档案行政执法检查)的,由同级档案主管部门或上级业务主管部门根据《档案法》第四十二、四十八条规定和《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》(桂档发〔2023〕2号)对申报人所在单位档案工作情况现场检查1次,并出具检查意见,检查结果达到良好(含)以上等次,方可申报。

(二)申报人所在单位因机构改革、档案库房改造搬迁等客观原因,近年来未连续参加档案主管部门或上级业务主管部门组织的档案工作年度检查的,由本单位档案部门对照《档案法》第四十二、四十八条规定和《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》(桂档发〔2023〕2号)进行档案工作自检,形成自检情况报告,经同级档案主管部门或上级业务主管部门现场检查1次,并出具检查意见,检查结果达到良好(含)以上等次,方可申报。

二、民营企业或非公有制经济组织申报人员,由本单位对照《档案法》第四十二、四十八条规定和《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》(桂档发〔2023〕2号)进行档案工作自检,形成自检情况报告,经同级档案主管部门审核确认,检查结果达到合格(含)以上等次,方可申报。

 

附件:广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查评分标准

 

 

广西壮族自治区档案系列    

职称改革工作领导小组办公室

2023年6月6日            


附件

 

广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查评分标准

检查

项目

检查内容

检 查 细 则

检查方式

标准

分值

自评

分值

考评

分值

  一、

组织

领导

(15分)

(一)

机构人员

1.单位设立档案工作机构或指定档案工作负责部门,明确单位档案工作的分管领导。(1分)

2.单位配备与工作量相匹配的专(兼)职档案工作人员并保持相对稳定,具备胜任岗位要求的工作能力。(1分)

3.档案工作人员全年参加继续教育累计学时达到《档案专业人员继续教育规定》(档发〔2018〕19号)要求。(1分)

4.内设机构(职能部门)和下属单位配备兼职档案工作人员承担本部门文件材料的收集、整理和归档工作,形成以单位档案部门为中心的档案工作管理网络,明确档案工作管理网络各环节工作职责并正常开展工作。(1分)

5.档案工作列入单位年度工作计划,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展,研究解决档案工作实际问题。(1分)

查阅相关材料和工作记录。

5



  一、

组织

领导

(15分)

(二)

制度建设

1.制定本单位档案收集、整理、保管、鉴定、利用、统计、移交等工作制度。(2分)

2.建立本单位档案工作人员岗位责任制,制定应对突发事件和自然灾害的档案安全应急预案,定期组织演练,并得到有效执行。(2分)

3.机关建立档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度,并经同级档案主管部门审查,且得到有效执行;企业制定符合本单位实际的档案分类方案并保持一致,编制文件材料归档范围和档案保管期限表并经同级档案主管部门审查,且得到有效执行;事业单位制定符合本单位实际的档案分类方案并保持一致,编制文件材料归档范围和档案保管期限表。单位内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订。(3分)

查阅相关工作制度、工作记录和材料。

7



(三)

监督指导

1.组织学习贯彻档案法律法规,参加档案主管部门等组织的会议、交流、培训等,按时完成档案主管部门要求上报的各种材料。(1分)

2.对内设机构和所属机构的档案工作进行监督和指导,并开展检查考核。(1分)

3.按规定开展建设项目、科研项目、重要产品和重点型号档案验收。(1分,当年无此项任务的可直接得分)

查阅相关工作制度、工作记录和材料。

3



  二、

基础

设施

(15分)

(一)

档案用房

1.档案用房建筑设计符合《档案馆建筑设计规范》等相关标准,应分别设置办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房等,档案库房楼面均布活荷载标准值与档案库房配备的档案装具相匹配,采用密集架的楼面均布活荷载标准值不小于8KN/㎡。(2分)

2.档案库房面积满足单位档案法定存放年限需要,使用面积按(档案存量+年增长量×存放年限)×60㎡/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的,档案库房面积至少15㎡。整理用房、阅览用房、档案数字化用房等面积应当满足业务开展需要(2分)

查阅相关资料、统计报表、满足档案法定存放年限所需面积测算材料。

4



  二、

基础

设施

(15分)

(二)

设施设备

1.档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同,可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备,且按期检测更换;安装甲级防火门、遮光阻燃窗帘。有覆盖库房、技术用房、对外服务用房、辅助用房的火灾感应报警设备并能正常使用。(2分)

2.档案库房安装全封闭防盗门窗、防护栏等防护设施和视频监控、门禁识别、红外报警、出入口控制、电子巡查等安全防范系统并能正常使用;整理用房、阅览用房、档案数字化用房安装视频监控设备,且监控记录保留3个月以上。(3分)

3.档案库房应配备符合档案保管要求的空调机、去湿机、温湿度监测调控系统,配置温湿度测量设备,安装漏水报警设备,且能正常使用。(2分)

4.配备符合档案保管要求的杀虫、除菌设备。(1分)

5.按实际工作需要,配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、保密柜、防磁柜等档案装具。(1分)

6.配备满足档案工作需要的整理台、扫描仪、复印机、数码相机、装订机等设备。使用符合标准的档案盒、照片册、光盘等档案装具、存储设备。(2分)

查阅相关图片、统计表和工作记录台账。

11



  三、

基础

业务

(45分)

(一)

文件材料收集

1.本单位各种门类载体档案实行集中统一管理。(1分)

2.建立收发文登记制度,台账登记齐全完整、准确规范,每年底送交单位档案室保存、备查。(2分)

3.文件材料记录载体和记录方式耐久、可靠,满足长期保存要求。(1分)

4.纸质文件材料归档及时,收集齐全、内容完整,无漏件、缺页、破损等现象。(2分)

5.文书、科技(基建、科研、设备等)、专业、照片、录音、录像、实物等各门类档案收集齐全完整。(4分)

6.本单位承办的重大活动和组织应对重特大事件形成的文件材料收集齐全完整。(1分,当年无此项任务的可直接得分)

7.单位OA系统和其他业务系统产生的电子文件列入归档范围。(1分)

查阅相关工作制度、台账、档案目录、统计年报,抽查各门类档案。

12



三、

基础

业务

(45分)

(二)

整理归档

各种文件材料整理做到分类科学、组卷(组件)合理、保管期限划分准确、排列有序、编号正确、装订整齐,档号章、档案盒、备考表填写符合规范:

1.文书档案整理符合《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)要求。(2分)

2.基建档案整理符合《建设项目档案管理规范》(DA/T28—2018)或相关行业规定。(2分)

3.科研档案整理符合《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局、科技部令第15号)要求。(2分)

4.会计档案整理符合《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)、《会计档案案卷格式》(DA/T39—2008)和《电子会计档案管理规范》(DA/T94—2022)要求。(2分)

5.照片档案整理符合《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)、《数码照片归档与整理规范》(DA/T50—2014)要求。(2分)

6.录音、录像档案整理符合《录音录像档案管理规范》(DA/T78—2019)要求。(2分)

7.实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》(桂档发〔2007〕19号)要求。(2分)

8.专业档案整理符合有关规定。(2分)

9.电子档案整理符合《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)、《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)《电子档案移交接收操作规程要求》(DA/T93—2022)。(2分)

查阅各种门类档案目录,抽查各门类档案。

18



  三、

基础

业务

(45分)

(三)

保管保护

1.档案库房有档案存放示意图,档案排架科学,柜架标引醒目。(1分)

2.定期清扫除尘,保持库房内整洁,无杂物堆放。档案无霉变、褪色、破损、尘污、虫蛀、鼠咬、被盗等情况。(1分)

3.定期对档案库房设施设备、档案数量和保管状况等情况进行检查,档案出入库管理严格、登记完整,发现问题及时处理,并建立检查和处理情况台账。(1分)

4.严格做好档案库房温湿度监测和记录,并根据需要采取措施调节,纸质库房温度控制在14℃—24℃之间,相对湿度控制在45%—60%之间,其他载体库房温湿度符合相关标准规范要求。(1分)

5.按《全宗卷规范》(DA/T12—2012)建立并定期完善全宗卷,全宗卷材料收集齐全,整理规范。(1分)

查阅相关工作制度、排架示意图、工作记录、出入库登记册、温湿度记录,检查全宗卷目录及材料。

5



(四)

统计移交

1.建立统计台账,定期对所保管档案情况,以及年度出入库、档案利用、移交进馆、鉴定销毁、信息化建设、设施设备、档案工作人员、档案业务社会化服务等情况进行统计,且结果真实、准确、完整。(1分)

2.及时、准确向档案主管部门报送档案工作统计年报。(1分)

3.本单位各内设机构按时向档案部门移交整理归档的档案或应归档的各种文件材料,交接手续齐全。(2分)

4.按规定向同级综合档案馆移交应进馆档案,交接手续齐全。移交档案时,同时移交传统载体档案数字化复制件及其目录数据、检索工具、编研成果等。(2分,当年无移交任务的可直接得分)

查阅相关台账、统计年报、移交清册、交接记录。

6



  三、

基础

业务

(45分)

(五)

鉴定销毁

1.组成档案鉴定小组定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。(1分)

2.建立档案开放审核和解密审核机制,向同级综合档案馆移交档案前按规定完成档案的开放审核和涉密档案解密审核工作。(1分,当年无移交任务的可直接得分)

3.配合同级综合档案馆做好已移交进馆档案的开放审核和涉密档案解密审核工作。(1分,无此项任务的可直接得分)

4.档案销毁应严格履行审批及监销手续,编制销毁清册,并在指定场所进行销毁。涉密档案的销毁符合《国家秘密载体销毁管理规定》。(1分)

查阅相关文件,涉密档案解密工作相关记录、台账,到期档案目录、到期档案鉴定工作记录、台账,销毁清册。

4



  四、

开发

利用

服务

(5分)

(一)

检索工具

1.按照门类、载体编制相应的档案目录,满足手工检索和计算机检索需要。(1分,按比例计分)

2.按照《档案著录规则》(DA/T18—2022)进行档案著录,其中照片、录音、录像和实物等档案详细著录背景、人物、来源等信息。(1分)

查阅档案目录。

2



(二)

利用服务

履行档案利用审批、登记等手续,提供档案查阅咨询、目录检索等服务。(1分)

查阅相关工作制度、记录。

1



(三)

编研开发

编写有全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数据汇编、专题文件汇集或举办陈列展览、拍摄专题片等多种方式发挥档案价值。(2分)

查阅相关编研、汇编成果。

2



  五、

信息化

建设

(20分)

(一)

传统载体档案数字化

1.建立各门类档案案卷级和文件级机读目录数据库,数据库结构、数据著录质量符合标准规范。(1分,按比例计分)

2.馆(室)藏纸质、照片、录音、录像等传统载体档案数字化率达到当年规定比例。(4分,按比例计分)

3.数字化成果质量符合有关标准规范。(1分,按比例计分)

检查档案目录、数字化工作台账、数字化情况统计表、挂接情况截图。

6



(二)

电子档案管理信息系统建设

1.单位办公自动化系统和其他业务系统具备归档功能,嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表、整理要求,在电子文件形成时自动或半自动开展分类、排序、命名、存储等整理活动,实现自动或半自动预归档(全流程统一使用上级部门综合办公平台收发文及业务系统办理业务,本单位应归档的电子文件及其元数据符合国家有关标准要求的,视同系统符合相关要求)。(2分)

2.推进电子档案管理信息系统建设,系统功能符合《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194—2012)和《电子档案管理系统通用功能要求》(GB/T39784—2021)等标准规范,确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。(2分)

3.单位办公自动化系统和其他业务系统与电子档案管理信息系统相衔接,实现对电子档案全程管理(全流程统一使用上级部门综合办公平台收发文及业务系统办理业务,能通过在线、离线等方式向电子档案管理信息系统移交应归档的电子文件及其元数据的,视同系统符合相关要求)。(1分)

查看系统演示视频,查阅系统开发(购买)合同、验收报告。

5



  五、

信息化建设

(20分)

(三)

电子文件归档与电子档案管理

1.反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据列入归档范围;(1分)

2.电子文件的形成、收集、整理、归档等符合《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47—2009)等标准规范;(1分)

3.电子档案的接收、管理、编目、利用、处置等符合国家有关标准规范;(1分)

4.推进电子文件单套制归档和电子档案单套制管理,其前置条件、制度建设、系统建设、资源建设、安全管理等符合《电子档案单套管理一般要求》(DA/T 92—2022)等标准规范;(1分)

5.按《电子档案移交接收操作规程》(DA/T 93—2022)、《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)等标准规范向有关综合档案馆移交电子档案。(1分)

查阅相关工作制度、台账,查看系统演示。

5



(四)

电子档案安全保障

1.配备满足电子档案安全管理需求的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备,并适当冗余、方便扩展。(1分)

2.制定电子档案备份、转换和迁移方案及策略,采取离线备份、近线备份或灾难备份等方式对电子档案进行备份。(1分)

3.定期对机读目录数据、档案数字化复制件和电子档案进行检测、诊断、转换、迁移等,确保档案数字资源符合真实性、完整性、可用性和安全性管理要求。(1分)

4.单位档案部门局域网、政务网、因特网实现三网隔离,具备防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等必要的网络安全保障措施。(1分)

查阅相关工作制度、台账、记录和检测报告。

4



  六、

工作

创新

(加分项,10分)

(一)

表彰奖励

本年度单位档案工作或档案人员因档案工作成绩突出获得表彰、奖励的。(县级加1分,市级加2分,自治区级及以上加3分,此项最多加3分)

查阅相关文件、材料。

3



(二)

档案室等级认定

单位档案馆(室)通过等级认定或复查的。(二级档案室及以下加1分,一级档案室加2分,特级档案室加3分,此项最多加3分)

查阅相关文件、材料。

3



(三)

示范引领

开展数字档案馆(室)建设并通过测评,参加档案工作建设试点、档案科技项目(承担单位排名前3名)并通过验收的。(县级加1分,市级加2分,自治区级加3分,国家级加4分,此项最多加4分)

查阅相关文件、材料。

4



合计


110



档案主管部门或上级业务主管部门意见:                                          

 

             

                                                 

                                                              单位公章

                                                              检查日期:   年    月   日

检查结果按照检查分值进行划分,分为优秀、良好、合格、不合格四个等次。区直、中直驻桂单位及所属单位检查分 95 分以上(含 95 分)为优秀,85—94 为良好,75—84 分为合格,74 分及以下为不合格。市直单位及所属单位检查分 90 分以上(含 90 分)为优秀,80—89 为良好,70—79 分为合格,69 分及以下为不合格。县直单位及所属单位检查分 85 分以上(含 85 分)为优秀,75—84 为良好,65—74 分为合格,64 分及以下为不合格。民营企业或非公有制经济组织检查分 80分以上(含 80分)为优秀,70—79 为良好,60—69 分为合格,60 分以下为不合格。凡存在违反《档案法》四十八条等行为的,直接定为不合格等次。



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